En bref : vous écrivez chaque fois les mêmes messages aux voyageurs : merci pour la réservation, comment arriver, l'heure de départ ? Airbnb et Booking.com savent les envoyer à votre place, gratuitement, au moment que vous choisissez. Il suffit de rédiger le message une fois et de le programmer. Un logiciel de gestion devient utile quand vous louez sur plusieurs plateformes, plusieurs logements, ou quand le message doit contenir un code de porte différent à chaque séjour.
Cette page vous montre quels messages programmer et à quel moment, comment le faire pas à pas sur Airbnb puis sur Booking.com, ce que ces outils gratuits ne savent pas faire, et quand un logiciel vaut son prix. Vous trouverez aussi des modèles prêts à copier. Les réglages décrits viennent des pages d'aide officielles d'Airbnb et de Booking.com, avec le lien à chaque fois.
Trois mots à connaître
- Réponse rapide (ou modèle de message) : un texte enregistré que vous envoyez d'un clic dans la conversation, au lieu de le retaper.
- Message programmé : le même modèle, mais qui part tout seul à un moment fixé (après la réservation, la veille de l'arrivée…), pour chaque réservation.
- Variable (ou « champ automatique ») : un mot entre crochets que la plateforme remplace par l'information de la réservation : le prénom du voyageur, la date d'arrivée, l'adresse. Un seul modèle sert ainsi à tous vos voyageurs.
Répondre aux questions imprévues des voyageurs est un autre sujet, traité dans notre page répondre aux voyageurs avec l'IA. Ici, on parle des messages que tout voyageur doit recevoir, au bon moment.
Les messages qui valent la peine d'être programmés
| Moment | Message | Ce qu'il contient | Airbnb | Booking.com |
|---|---|---|---|---|
| Juste après la réservation | Merci et confirmation | Remerciement, adresse générale, ce qui va se passer (« vous recevrez les consignes d'arrivée la veille ») | Oui | Oui |
| Une semaine ou 3 jours avant | Préparer le séjour | Heure d'arrivée prévue, parking, transports, questions sur le lit ou un bébé | Oui | Oui |
| La veille de l'arrivée | Consignes d'arrivée | Accès, boîte à clés ou serrure, étage, wifi, guide du logement | Oui | Oui |
| Le jour de l'arrivée | Bienvenue | « Tout est prêt », un numéro en cas de souci | Oui | Oui |
| Le lendemain de l'arrivée | Tout va bien ? | Une question simple : rattraper un souci avant l'avis | Oui | Non prévu |
| La veille du départ | Consignes de départ | Heure de départ, clés, poubelles, ce qu'il faut laisser | Oui | Oui |
| Après le départ | Merci et avis | Remerciement, invitation à laisser un avis (ce qui est permis) | Oui | Non prévu |
Les moments disponibles sur Booking.com sont fixés par la plateforme (à la réservation, une semaine et 3 jours avant l'arrivée, la veille et le jour de l'arrivée, la veille du départ) : il n'y a pas de message prévu pendant le séjour ni après le départ (Booking.com, configurer des modèles de messages, consultée le 10/11/2026). Airbnb laisse choisir le moment autour de la réservation, de l'arrivée et du départ.
Programmer un message sur Airbnb, pas à pas
- 1. Messages → Paramètrespuis « Gérer les réponses rapides »
- 2. Créernom du modèle, texte, variables
- 3. Logements et moment d'envoile modèle s'applique aux réservations actuelles et futures
- Sur ordinateur, ouvrez Messages, puis Paramètres, puis Gérer les réponses rapides, et cliquez sur Créer.
- Donnez un nom au modèle (« Consignes d'arrivée ») et écrivez le message. Ajoutez les variables : prénom du voyageur, dates et heures d'arrivée et de départ, adresse, itinéraire, nom et mot de passe du wifi, règlement intérieur, code de confirmation.
- Choisissez les logements concernés et le moment d'envoi, puis enregistrez. Le message partira pour toutes les réservations actuelles et futures de ces logements, à l'heure locale du logement.
Trois réglages à connaître :
- Les variables puisent dans votre annonce. Si le wifi ou l'itinéraire ne sont pas remplis dans l'annonce, le voyageur verra une mention « non applicable » à la place. Remplissez l'annonce avant de programmer.
- Réservations de dernière minute et courts séjours : un interrupteur décide de ce qui arrive aux messages qui auraient dû partir avant la réservation. Désactivé, ils sont sautés (et vous êtes prévenu) ; activé, ils partent au moment de la réservation. Activez-le si vos consignes d'arrivée sont dans un message programmé : sinon un voyageur qui réserve pour le soir même ne les reçoit pas.
- Chaque réservation a sa chronologie : vous voyez les messages envoyés, sautés et à venir, et vous pouvez en sauter un, le modifier ou l'envoyer plus tôt pour ce voyageur seulement, sans toucher au modèle.
En équipe, les membres qui gèrent les voyageurs partagent les mêmes messages programmés ; un co-hôte peut créer ses propres modèles, qui ne sont pas partagés avec l'hôte. Attention : supprimer un modèle supprime aussi tous ses messages pas encore envoyés, sur tous les logements (Airbnb, créer des messages programmés, consultée le 10/11/2026).
Programmer un message sur Booking.com, pas à pas
- 1. Préférences des messages« Modèles de messages » : créer le texte
- 2. Agenda des modèles de messagechoisir le moment et le modèle
- 3. Ajouter à l'agendaaprès avoir vérifié l'aperçu
- Dans l'extranet, ouvrez les Préférences des messages, puis Modèles de messages, et créez votre texte. Les variables et boutons préremplis ajoutent le nom du voyageur, l'heure d'arrivée ou le nom de l'établissement. Vous pouvez joindre des photos.
- Ouvrez l'Agenda des modèles de message, choisissez le moment (à la réservation, une semaine ou 3 jours avant, la veille, le jour de l'arrivée, la veille du départ) et le modèle.
- Vérifiez l'aperçu, puis cliquez sur Ajouter à l'agenda.
Les langues : Booking.com propose ses modèles en 43 langues. Pour qu'un voyageur reçoive le message dans sa langue, créez une version par langue avec le même nom de modèle : Booking.com envoie la bonne version, ou la langue par défaut s'il n'y en a pas. Booking.com conseille de choisir l'anglais comme langue par défaut, sauf si la plupart de vos voyageurs parlent une autre langue (source ; Booking.com, outils de messagerie).
Booking.com propose aussi des réponses automatiques aux questions fréquentes (parking, arrivée, types de lits) : vos réponses enregistrées partent dès qu'un voyageur pose la question. C'est pratique, mais relisez-les : une réponse automatique peut accepter d'elle-même une demande du voyageur si elle correspond à vos conditions.
Ce que les outils gratuits ne font pas
- Deux endroits à tenir à jour. Les modèles d'Airbnb ne servent qu'aux réservations Airbnb, ceux de Booking.com qu'aux réservations Booking.com. Un changement (nouveau code wifi, nouvelle boîte à clés) se corrige partout, sans en oublier un.
- Pas de code de porte différent à chaque séjour. Les variables d'Airbnb reprennent les informations fixes de l'annonce (adresse, wifi, règlement) ; l'aide d'Airbnb ne cite pas de variable pour un code d'accès propre à chaque réservation. Si votre serrure change de code à chaque voyageur, il faut une serrure reliée à un logiciel, ou l'envoyer vous-même : envoyer automatiquement le code de la porte.
- Le message part, même si la situation a changé. Ménage en retard, panne de chauffage : le message « tout est prêt » part quand même. Gardez la chronologie de la réservation à l'œil les jours d'arrivée, et sautez le message si besoin.
- Les messages restent sur la plateforme. Pas de SMS ni de WhatsApp depuis ces outils. Et Booking.com ne transmet plus le numéro de téléphone du voyageur aux logiciels depuis le 28 septembre 2026 : où le trouver et comment envoyer vos codes.
- Les règles d'Airbnb s'appliquent aussi aux messages programmés. Pour les réservations faites à partir du 20 novembre 2026, relisez vos modèles : ce qui change pour les hôtes.
Quand un logiciel vaut son prix
Un logiciel de gestion (PMS) ne fait pas des messages « plus automatiques » : il les écrit une seule fois pour toutes les plateformes, et il sait mettre dans le message ce que les plateformes ignorent. Concrètement :
- Un seul modèle pour Airbnb, Booking.com et Abritel, envoyé dans la messagerie de chaque plateforme.
- Des conditions : un message différent selon la plateforme, la durée du séjour ou le logement.
- Le code de la serrure de chaque séjour, si la serrure est reliée au logiciel.
- D'autres canaux selon les logiciels : e-mail, SMS, WhatsApp.
Pour un seul logement sur Airbnb ou sur Booking.com, les outils gratuits suffisent. Dès deux plateformes ou plusieurs logements, le temps gagné se compte chaque semaine. Voici ce qu'annoncent les logiciels que nous suivons, d'après leurs pages officielles :
| Fonction |  Lodgify |  Smoobu |  Guesty Lite |  Beds24 | Uplisting |
|---|---|---|---|---|---|
| Testé par htcn | ✓ Utilisé chez nous au quotidien | ✓ Testé chez nous | Pas encore | Pas encore | Pas encore |
| Messages programmés | Confirmations dès Basic ; messages personnalisés dès Professional | Modèles personnalisables | Oui | Oui | Oui |
| Messagerie unifiée | Oui, avec IA | « Communication voyageur » | Oui | Oui | Oui |
| Réponses par IA | Oui | Traduction des messages par IA | Oui | Non annoncé | 100 actions par mois (illimité en Manager) |
| Prix de départ annoncé | Pour 1 logement, en annuel : Basic 13 €, Starter 23 €, Professional 39 €, Ultimate 56 € par mois (en mensuel : 16, 28, 48, 70 €) ; 0 % de frais de réservation Grille détaillée | Prépayé : 35 € par mois pour un logement, puis 12 € par logement (−10 % en annuel, −20 % sur 2 ans) ; Flex : 29 € + 0,9 % par réservation Grille détaillée | 20 $ par annonce et par mois en annuel, soit environ 18 € Grille détaillée | 12,90 € par mois, plus 2,60 € par logement et 0,55 € par connexion (un logement sur une plateforme) : environ 16,60 € pour 1 logement sur Airbnb et Booking | 40 £ par mois, soit environ 48 €, ou 3 % par réservation |
| Essai gratuit | 7 jours | 14 jours, sans carte | 14 jours, sans carte | Gratuit, sans carte | 14 jours, sans carte |
Les autres fonctions et le questionnaire pour choisir : choisir son logiciel de location courte durée en 6 questions.
Modèles prêts à copier
Remplacez les mots entre crochets par les variables de votre plateforme ou de votre logiciel. Restez courts : un voyageur lit sur son téléphone, souvent en marchant.
Juste après la réservation
Bonjour [prénom], merci pour votre réservation du [date d'arrivée] au [date de départ] ! Tout est noté. La veille de votre arrivée, vous recevrez ici toutes les consignes pour entrer dans le logement. D'ici là, n'hésitez pas si vous avez une question. À bientôt !
La veille de l'arrivée
Bonjour [prénom], tout est prêt pour demain ! L'arrivée se fait à partir de [heure d'arrivée], au [adresse]. Vous trouverez le pas à pas en photos ici : [lien du guide]. Wifi : [nom du wifi] / [mot de passe]. Un souci en arrivant ? Répondez simplement à ce message.
La veille du départ
Bonjour [prénom], nous espérons que le séjour se passe bien. Demain, le départ se fait avant [heure de départ]. Merci de laisser les clés [où les laisser] et de fermer les fenêtres. Bon retour, et merci encore de votre visite !
Les erreurs qui coûtent un avis
- Programmer les consignes d'arrivée sans activer les réservations de dernière minute (Airbnb) : le voyageur du soir même n'a rien.
- Des variables vides : « wifi : non applicable » donne une impression de négligence. Remplissez l'annonce, puis envoyez-vous un test.
- Trop de messages : six messages pour deux nuits, c'est du bruit. Trois ou quatre suffisent ; le reste va dans le guide du logement.
- Un code d'accès dans un message envoyé trop tôt : une semaine avant, une réservation peut encore être annulée. Envoyez le code la veille ou le jour même.
- Ne pas vérifier qu'un message est bien parti : la veille de chaque arrivée, regardez la chronologie de la réservation. Si un message manque : message programmé Airbnb non envoyé, que faire.
- Oublier la langue sur Booking.com : sans version anglaise, un voyageur étranger reçoit vos consignes en français.
Questions fréquentes
Les messages programmés sont-ils gratuits sur Airbnb et Booking.com ?
Oui. Ils font partie de la messagerie d'Airbnb (réponses rapides programmées) et de l'extranet Booking.com (agenda des modèles de message), sans abonnement. Ils ne servent qu'aux réservations faites sur la plateforme concernée.
Comment programmer un message automatique sur Airbnb ?
Sur ordinateur : Messages, Paramètres, Gérer les réponses rapides, Créer. Écrivez le message avec les variables, choisissez les logements et le moment d'envoi, puis enregistrez. Le message part pour toutes les réservations actuelles et futures de ces logements.
Comment envoyer un message automatique sur Booking.com ?
Dans l'extranet : Préférences des messages, Modèles de messages pour écrire le texte, puis Agenda des modèles de message pour choisir le moment (à la réservation, une semaine ou 3 jours avant l'arrivée, la veille, le jour de l'arrivée, la veille du départ) et cliquez sur Ajouter à l'agenda.
Peut-on envoyer un code de porte différent à chaque voyageur automatiquement ?
Pas avec les seuls outils d'Airbnb et de Booking.com, qui reprennent les informations fixes de l'annonce. Il faut une serrure connectée reliée à un logiciel de gestion, qui crée un code par réservation et l'ajoute au message.
Faut-il un logiciel pour automatiser ses messages ?
Pas pour un seul logement sur une seule plateforme. Un logiciel devient utile avec plusieurs plateformes (un seul modèle pour toutes), plusieurs logements, ou un code d'accès différent à chaque séjour.
Sources
- Airbnb — Créer des messages programmés et les envoyer automatiquement (étapes, variables, dernière minute, chronologie, co-hôtes ; consultée le 10/11/2026)
- Booking.com — Configurer des modèles de messages, des réponses automatiques et des notifications (moments d'envoi, langues ; consultée le 10/11/2026)
- Booking.com — Outils de messagerie (43 langues, agenda des modèles, appli Pulse)
- Fonctions des logiciels : pages officielles des éditeurs, relevées pour notre tableau des fonctions (date de vérification indiquée dans le tableau).